(TUGAS) 02. MANAJEMEN KOMUNIKASI EKSTERNAL

02. MANAJEMEN KOMUNIKASI EKSTERNAL

Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang dilakukan kontraktor dengan stakeholder yang terlibat seperti kepada owner, subkontraktor, dan supplier. Bentuk komunikasi eksternal ini berupa rapat-rapat dan laporan. Jenis-jenis rapat yang dilakukan pada proyek Magna Building ini adalah sebagai berikut :

1.     Kick of Meeting

Tujuan Rapat:

·        Membuat “Team Building”, yaitu membangun tim proyek agar seluruh staff atau anggota proyek yang sesuai dengan struktur organisasi dan uraian kerja dapat memahami tugas dan tanggung jawab dengan baik dan benar.

·        Menyamakan persepsi tentang jadwal, kualitas dan anggaran proyek antar anggota atau staff proyek.

·        Menyatukan langkah, agar masing-masing unit tidak berjalan sendiri-sendiri dalam menjalankan tugasnya.

·        Mengikuti SOP (Standard Operating Procedure ) yang berlaku.

Agenda Rapat:

Penjelasan menyeluruh dari project manager (PM) mengenai :

·        Target keuntungan yang hendak dicapai

·        Target waktu penyelesaian proyek

·        Target mutu kerja

·        Pembagian tugas pekerjaan untuk setiap bidang dan anggotanya.

·        Menyusun Standard Operating Procedure (SOP) proyek.

·        Target jangka pendek (1-2 minggu) yang hendak dicapai.

Jadwal Rapat:


Kick of Meeting dilaksanakan saat kegiatan proyek akan dimulai dan apabila tidak dapat dilakukan di lokasi proyek, rapat dilaksanakan di kantor pusat atau di lokasi terdekat dengan lokasi proyek.

2.     Tool Box Meeting

Tujuan Rapat :
Tujuan dari tool box meeting ini adalah membahas pelaksanaan suatu bagian pekerjaan tertentu yang terdapat pada proyek.

Peserta Rapat:
Rapat tool box meeting ini dihadiri oleh antara lain :
- Manajer Operasi Lapangan
- Kepala Pelaksana
- Mandor
- Subkontraktor

Agenda Rapat:
Agenda rapat yang dibahas ini pada rapat ini adalah :
- Metode kerja yang ditetapkan.
- Personil atau unit kerja masing-masing yang terkait.
- Rute dan Lay-out peralatan dan bahan.

Jadwal Rapat:
Setiap akan dimulai pekerjaan pokok seperti :

·        Pekerjaan pondasi

·        Pekerjaan tanah dan pasir

·        Pekerjaan pengecoran

·        Pekerjaan Atap

·        Pekerjaan Arsitektur

·        Dan lain-lain.

SUMBER: http://jefrihutagalung.wordpress.com/2009/07/07/manajemen-komunikasi/