(TUGAS) 31. PENGORGANISASIAN PERKANTORAN

31. PENGORGANISASIAN PERKANTORAN

         1.    Pengorganisian terhadap office service
Dalam pengertianya yang umum organisasi  adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apa pun.
Organisasi adalah juga sistem. Sistem yang berupa organisasi ini terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan , yaitu sekelompok orang , kerjasama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi tersusun dari kelompok orang. Orang-orang ini melakukan kerjasama, dan kerjasama  itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu yang mereka setujui bersama.
          Kerjasama di antara orang-orang  dlam organisasi menyangkut beberapa segi lainnya di sampingnya bidang kerja. Untuk dapat bekerjasama orang-orang itu harus dapat berkomunikasi  satu sama lain. Chester Bernard menaruh ‘ communication’ sebagi unsur yang pertama dari segenap organisasi. Selanjutnya agar tujuan organisasi tercapai dengan sebaik-baiknya, maka dalam pelaksanaan  kerjasama  itu harus ada koordinasi, yaitu kontak dan keselarasan  di antara orang-orang maupun kegiatan –kegiatanya sehingga semuanya berlangsung secara tertib dan seirama kearah tercapainya organisasi. Dengan adanya koordinasi dapatlah  dihindarkan adanya kekacauan , percekcokan , kekembaran kerja , atau kekosongan kegiatan.
Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh , maka tataraga organisasi itu harus memenuhi 2 syarat, yaitu efisiensi dan sehat. Tataraga organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap perbandingan yang terbaik antara usaha sengan hasil kerjanya.
Setiap organisasi dibentuk tentulah karena adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai . Tujuan ini menentukan macam-macam dan luasnya pekerjaan yang harus dilaksanakan . Segenap pekerjaan itu dengan penertiban akan menjadi berbagai fungsi. Suatu fungsi  adalah sekelompok aktivitas atau pekerjaan yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya, ataupun karena merupakan suatu urutan atau secara praktis saling tergantung satu sama lain.
Demikianlah tujuan organisasi dengan tahap kelanjutanya di atas merupakan serangkaian ketergantungan  yang untuk lebih jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut :
Tujuan → Pekerjaan  →Fungsi  →Tugas →  Pelimpahan Wewenang → Permintaan Tanggung Jawab  → Kewajiban Bertanggung Jawab.
Tangung jawab terakhir  mengenai penunaian secara sepatutnya dari seluruh tugas yang berarti tercapainya tujuan organisasi berada di atas pundak pihak pimpinan. Jadi, pemimpin organisasi bertanggung jawab atas tercapainya tujuan organisasinya.

Berhubungan dengan pelayanan perkantoran yg tidak hanya berjalan dalam lingkungan kantor tidak hanya  seseorang office manager saja , melainkan menjangkau sampai seluruh unit-unit lainnya dalam organisasi, maka pengorganisasian perlu mengikuti asaz-asaz petunjuk dari simmons yg berikut :
a.       Pola atau tataraga organisasi bagi sesuatu kantor  bergantung pada besarnya kantor itu.
b.      Sesuai dengan kecenderungan organisasi yg mungkin terus berkembang dari waktu ke waktu ( misalnya sebuah perusahaan yg selalu meningkat hasil penjualanya ).
c.       Pengorganisasian terhadap sesuatu kantor harus direncanakan dari bawah, yaitu para juru tatausaha menuju ke atas.
d.      Bilamana sesuatu kantor telah berkembang cukup besar, perlu diadakan para pemimpin kelompok kerja( group leader) yg bertindak sebagai pembantu pelaksana meupun sebagi pengawas.
e.       Rentangan control dariseseorang yg telah pengawas terhadap pegawai bawahan dala sesuatu kantor hendaknya berkisar pada 6 orangsesuai dengan sederhana atau rumitnya pekerjaan.
f.       Dalam setiap kantor yg telah cukup berkembang, tingkat jenjang organisasi yg diciptakan hendaknya tidak lebih daripada 2 tingkat.
g.      Dalam sesuatu kantor perlu diangkat wakil manager  untuk memikul tugas bilamana manager tidak dapat menghadiri pertemuan lainnya.

 SUMBER: http://ayuagussari13.wordpress.com/2013/01/10/pengorganisasian-perkantoran/