46. ILMU WEWENANG, DELEGASI DAN
DESENTRALISASI DALAM MASYARAKAT
Pengertian wewenang, kekuasaan dan pengaruh
1. Teori formal (pandangan klasik)
Wewenang merupakan anugrah, ada karena seseorang
diberi atau dilimpahi hal tersebut.Beranggapan bahwa wewenang berasal dari
tingkat masyarakat yang tinggi. Jadi pandangan ini menelusuri sumber
tertinggi dari wewenang ke atas sampai sumber terakhir, dimana
untuk organisasi perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham.
2. Teori penerimaan (acceptance theory of authority)
Wewenang timbul hanya jika dapat diterima oleh kelompok atau individu
kepada siapawewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar
wewenang oleh yangdipengaruhi (influencee) bukan yang mempengaruhi
(influencer). Jadi, wewenang tergantung pada penerima (receiver), yang memutuskan untuk menerima
atau menolak.
Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok,
keputusan ataukejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa
wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.
Pengaruhnya adalalah Kekuasaan sering dicampur adukkan dengan
wewenang, padahal keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk
melakukan sesuatu, maka kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak
tersebut.
STRUKTUR LINI DAN STAFF
Organisasi Lini
Semua organisasi mempunyai sejumlah fungsi-fungsi
dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi perusahaan biasanya memiliki tiga
fungsi dasar, yakni produksi (manufacturing atau operasi),
pemasaran, dan keuangan. Fungsi-fungsi dasar tersebut dilaksanakan oleh semua
organisasi, baikmanufacturer, pedagang eceran, perusahaan jasa, ataupun
perusahaan nirlaba. Fungsi-fungsi tersebut biasanya disusun dalam suatu
organisasi lini di mana rantai perintah adalah jelas dan mengalir kebawah
melalui tingkatan manajerial.
Organisasi Lini dan Staf
Staf merupakan individu atau kelompok (terdiri
dari para ahli) dalam stuktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran
dan pelayanan kepada fungsi lini. Karyawan staf atau staf departemen tidak
secara langsung terlibat dalam kegiatan utama organisasi atau departemen. Sebagai
contoh, staf spesialis pemeliharaan tidak menciptakan produk, menjual, dan
mengelola keuangan.
Beberapa alasan mengapa organisasi perlu
membedakan antara-antara kegiatan lini dan staf. Pertama, karena
kegiatan-kegiatan lini mencerminkan pekerjaan pokok organisasi. Manajemen
puncak harus secara khusus memperhatikan kebutuhan integritas dan pengaruh
departemen-departemen tersebut.
Kedua, pengetatan yang harus dibuat organisasi
dalam waktu krisis sangat ditentukan oleh pilihan tehadap departemen lini atau
staf. Sebagai contoh, suatu perusahaan yang sedang mengalami penurunan
permintaan produknya cenderung melakukan pengetatan terutama pada departemen
lini. Di lain pihak, jika permintaan tetap kuat tetapi organisasi perlu menekan
biaya, maka pengetatan lebih cenderung dilakukan pada departemen staf.
Ada dua tipe staf, yaitu
staf pribadi dan staf spesialis. Staf pribadi dibentuk untuk memberikan saran,
bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staf pribadi kadang kala disebut
sebagai asisten atau asisten staf yang tugasnya biasanya generalis.
Sedangkan staf spesialis memberikan saran,
konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Disebut
staf spesialis karena fungsinya sempit atau khusus dan membutuhkan keahlian
khusus.
WEWENANG LINI STAFF DAN FUNGSIONAL
WEWENANG LINI STAFF DAN FUNGSIONAL
Wewenang Lini
Wewenang lini (line authority) adalah
wewenang di mana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Ini diwujudkan
dalam wewenang perintah dan secara langsung tercermin sebagai rantai perintah,
serta diturunkan ke bawah melalui tingkatan organisasi.
Wewenang Staf
Wewenang staf (staff authority) adalah
hak yang dimiliki oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk
menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia lini. Ini
tidak memberikan wewenang kepada anggota staf untuk memerintah lini mengerjakan
kegiatan tertentu.
Wewenang Staf Fungsional
Wewenang
staf fungsional (functional staff authority) adalah hubungan
terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Bila dilimpahi
wewenang fungsional oleh manajemen puncak, seorang staf spesialis mempunyai hak
untuk memerintah satuan lini sesuai kegiatan fungsional di mana hal itu
merupakan spesialisasi dari staf bersangkutan. Sebagai contoh, seorang
spesialis keamanan mungkin mempunyai wewenang untuk memerintah manajer
laboratorium penelitian untuk menutup laboratorium bila gas berbahaya mencapai
tingkat tertentu yang membahayakan.
DELEGASI WEWENANG
Delegasi adalah
pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk
melaksanakan kegiatan tertentu.
Delegasi wewenang
adalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang kebawah kepada
orang-orang yang melapor kepadanya.
Empat hal yang terjadi saat delegasi diakukan:
1.
Pendelagisian menetapkan dan memberikan tujuan dan
tugas kepada bawahan.
2. Pendelegasian melimpahkan
wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas.
3. Penerimaan delegasi
menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab.
4. Pendelegasi menerima
pertanggungjawaban dari bawahan untuk hasil yang dicapai.
Alasan-alasan pendelegasian
1.
Pendelegasian memungkinkan manajer untuk mencapai
hasil yang lebih baik dari pada mereka menangani sendiri.
2. Delegasi dari atasan
kepada bawahan adalah proses yang diperlukan agar organisasi dapat berfungsi
lebih efisien.
3. Delegasi memungkinkan
manajer untuk memusatkan tenaganya untuk tugas-tugas prioritas yang lebih
penting.
4. Delegasi memungkinkan
bawahan untuk berkembang dan dapat digunakan alat untuk belajar dari kesalahan.
5.
Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu
mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan dan tidak
selalu memahami masalah yang lebih terperinci. Sehingga dibutuhkan organ yang
serendah mungkin untuk menangani masalah yang makin rinci dimana terdapat cukup
kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.
Beberapa Pedoman Klasik yang dapat Dijadikan
Dasar untuk Delegasi efektif
1.
Prinsip saklar
Dalam proses
pendelegasian harus ada garis wewenang yang jelas mengalir setingkat demi
setingkat dari tingkatan paling atas ke tingkatan paling bawah. Garis wewenang
yang jelas akan membuat lebih mudah bagi setiap organ untuk mengetahui kepada
siapa dia dapat mendelegasikan, dari siapa dia akan menerima delegasi, dan
kepada siapa dia harus bertanggung jawab.
Dalam pembuatan garis
wewenang dibutuhkan delegasi penuh, yang berarti bahwa semua tugas organisasi
harus dibagi habis. Supaya di organisasi terhindar dari terjadinya:
a.
gaps, yaitu tugas yang tidak ada penanggung jawabnya .
b. overlaps, tanggung jawab atas
tugas yang diberikan kepada lebih dari satu orang individu.
c. Splits, tanggung jawab atas
tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu satuan organisasi.
Apabila ini terjadi akan
menimbulkan kebalauan wewenang dan akuntabilitas.
2.
Prinsip kesatuan perintah
Prinsip ini menyatakan
bahwa setiap bawahan di organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang
atasan. Dengan prinsip ini maka membuat setiap organ yang diberi tugas akan
lebih mudah untuk memberi pertanggungjawaban atas tugasnya.
3.
Tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitas Prinsip ini menyatakan bahwa:
1.
Tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan
ke tingkatan organisasi yang paling bawah dimana didapatkan cukup kemampuan dan
informasi agar tercipta keefisienan sumber daya organisasi.
2. Setiap organ didalam
organisasi harus dilimpahi wewenang agar organisasi dapat lebih efektif.
3.
Manajer harus mempertanggungjawabkan tugas-tugas
bawahannya disamping mempertanggunjawabkan tugasnya sendiri.
Beberapa Alasan Kegagalan Manajer dalam
Mendelegasikan Tugas :
1. Manajer
merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.
2. Manajer
takut akan resiko kegagalan bawahannya dalam melaksanakan tugasnya atau manajer
kurang percaya akan kemampuan anak buahnya.
3. Manajer
merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang
luas.
4. Manajer
takut bila bawahan menjalankan tugasnya secara efektif sehingga posisinya
sendiri akan terancam.
5. Manajer
tidak memiliki kemampuan manajerial untuk menjalankan tugasnya.
Beberapa Alasan Bawahan Tidak Bersedia Menerima
Delegasi
1. Dengan menerima
delegasi maka bawahan menerima tanggung jawab dan akuntabilitas baru. Kadang
para bawahan beranggapan lebih mudah menyeesaikan masalah dengan melimpahkan
kepada manajer dari pada ditangani sendiri.
2. Bawahan merasa
takut akan kesalahan yang dibuat dalam melaksanakan delegasi sehingga mereka
akan menerima kritik.
3. Kurangnya rasa
percaya diri dari para bawahan dan merasa tertekan apabila dilimpahi wewenang.
Penanggulangan Hambatan Dalam Delegasi
Louis Allen mengemukakan beberapa teknik kusus
untuk membantu manajer melaksanakan delegasi efektif.
1. Tetapkan tujuan
Bawahan diberi maksud dan tujuan akan pentingnya
tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka.
2. Tegaskan tanggung
jawab dan wewenang
Bawahan harus diberi informasi yang jelas tentang
apa yang harus mereka pertanggung jawabkan dan mana saja yang ditempatkan di
bawah wewenangnya.
3. Berikan motivasi
kepada bawahan
Manajer dapat memberi dorongan kepada bawahan
melalui perhatian akan kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif.
4. Meminta
penyelesaian kerja
Manajer harus meminta ketuntasan kerja dari para
bawahan.
5. Berikan latihan
Manajer perlu mengarahkan bawahan untuk
mengembangkan peaksanaan kerjanya.
6. Adakan Pengawasan
yang memadai
Sistim
pengawasan terpercaya seperti laporan mingguan dibuat agar manajer tidak perlu
mneghabiskan dengan waktunya dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus menerus.
SENTRALISASI VERSUS DESENTRALISASI
Desentralisasi adalah
konsep yang lebih luas dan berhubungan dengan seberapa jauh manajemen puncak
mendelegasikan wewenang ke bawah ke divisi-divisi , cabang-cabang atau
satuan-satuan organisasi tingkat lebih bawah lainnya.
Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan
wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi.
Keuntungan-keuntungan
desentralisasi adalah sama dengan keuntungan-keuntungan delegasi, yaitu mengurangi
beban manajer puncak, memperbaiki pembuatan keputusan karena dilakukan dekat
dengan permasalahan, meningkatkan latihan, moral dan inisiatif menejemen bawah,
dan membuat lebih fleksibel dan lebih cepat dalam pembuatan keputusan.
Faktor-faktor yang mempengaruhi derajat
desentralisasi
1. Filsafat manajemen.
Banyak manajer puncak yang menginginkan pengawasan pusat yang kuat sehingga mempengaruhi kesediaan manajemen untuk
mendelegasikan wewenangnya.
2. Ukuran dan tingkat
pertumbuhan organisasi. Organisasi tidak mungkin efisien bila semua wewenang
pembuatan keputusan ada pada satu atau beberapa manajer pusat saja.Suatu
organisasi yang tumbuh besar akan cenderung meningkatkan desentralisasi.
3. Strategi dan lingkungan
organisasi. Strategi organisasi akan mempengaruhi tipe pasar, lingkungan
teknologi, dan persaingan yang harus dihadapinya.
4. Penyebaran geografis
organisasi. Semakin menyebarnya satuan-satuan organisasi secara geografis ,
organisasi akan cenderung melakukan desentralisasi karena pembuatan keputusan
akan sesuai dengan kondisi lokal masing-masing.
5. Tersedianya peralatan
pengawasan yang efektif. Organisasi yang kekurangan peralatan efektif untuk
pengawasan akan cenderung melakukan sentralisasi jika manajemen tidak dapat
memonitor bawahannya dengan mudah.
6. Kualitas manajer.
Desentralisasi memerlukan banyak manajer yang berkualitas karena mereka harus
mambuat keputusan sendiri.
7. Keaneka-ragaman produk
dan jasa. Makin beranekaragam produk yang ditawarkan, organisasi cenderung
melakukan desentralisasi, dan semakin tidak beranekaragam lebih cenderung
melekukan sentralisasi.
8. Karakteristik-karakteristik
organisasi lainnya, seperti biaya dan resiko yang berhubungan dengan pembuatan
keputusan, sejarah pertumbuhan organisasi, kemampuan manajemen bawah, dan
sebagainya.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar