Fungsi Unit
Organisasi dan Metode
Pengertian
organisasi dan metode (secara lengkap) adalah rangkaian proses kegiatan yang
harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang
menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan
fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang
sudah ditetapkan.
Berdasarkan
istilah, organisasi dapat diartikan sebagai :
Wadah : sekelompok manusia untuk saling bekerja sama.
Proses : pengelompokan manusia dalam suatu kerja sama yang efisien.
Menurut beberapa ahli, organisasi adalah :
pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
·
(James D. Mooney)
lebih.ØSuatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan
oleh dua orang
·
(Stoner)
Suatu pola hubungan-hubungan yang
melalui mana orang-orang di bawah bentuk . setiap
perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
·
(Chester
I. Bernard)
Organisasi adalah pembinaan hubungan
wewenang dimaksudkan untuk . mencapai koordinasi yang struktural,
baik secara vertikal maupun horizontal.
·
(Koontz
dan O’Donnel)
Sedangkan metode berarti suatu tata kerja yang dapat mencapai tujuan secara
efisien.
*Secara sederhana, organisasi adalah suatu
kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan
mau terlibat dengan peraturan yang ada. Organisasi ialah suatu wadah atau
tempat untuk melakukan kegiatan bersama, agar dapat mencapai tujuan yang telah
ditetapkan bersama.Manajemen pada hakekatnya merupakan proses kegiatan seorang
pimpinan
(manajer) yang
harus dilakukan dengan mempergunakan cara-cara pemikiran yang rasional maupun
praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui kerja sama dengan
orang lain sebagai sumber tenaga kerja tanpa mengabaikan sumber-sumber yang
lain dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.
Kegiatan
manajemen dan aplikasinya dalam organisasi dan metode:
a. Planning (perencanaan)
Merupakan proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas-prioritas
yang harus dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan yang
sebenarnya.
Planning merupakan kegiatan non fisik (kejiwaan) sebelum melaksanakan
kegiatan fisik dan sangat diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan dan
sasaran organisasi serta tujuan suatu program pembangunan.
Hal yang berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi diantaranya dalah
rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana
kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bisa
melalui rapat-rapat, seperti:
• Rapat Kerja (pengurus organisasi) yang membicarakan rencana-rencana kerja
pengurus serta kegiatan anggota yang akan dilakukan dengan satu atau lebih
target yang akan dicapai.
• Rapat Anggaran, untuk menentukan berapa jumlah anggaran yang diperlukan untuk
mendukung kerja organisasi atau untuk suatu event / kegiatan (wujudnya daftar
RKA) atau proposal kegiatan.
b. Organizing (pengorganisasian)
Merupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan
fungsi-fungsinya serta penempatan mengenai orang yang menduduki fungsi -fungsi
tersebut secara tepat. Organizing dilakukan demi perencanaan, pelaksanaan dan
pembagian kerja yang tepat. Yang harus diperhatikan dalam penempatan orang
(staffing) dilakukan secara obyektif.
Dalam hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan & diwujudkan adalah :
• Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan
(relationship) antara organisasi/bagian/seksi yang satu dengan yang lain.
• Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing
bagian.
• Bentuk Koordinasi antar bagian dalam organisasi (misal. Rapat Koordinasi
antar bagian, Rapat Pimpinan antar Organisasi, dll)
• Penataan dan Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi harus diatur dan
ditata dengan baik administrasi organisasi, seperti surat masuk, surat keluar,
laporanlaporan, proposal keluar, data anggota, AD/ART, GBHK, presensi, hasil
rapat, inventarisasi yang dimiliki, perangkat yang dipinjam dll.
c. Motivating (pendorongan)
Merupakan proses kegiatan yang harus dilakukan untuk membina dan
mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai. Motivating mencakup
segi-segi perangsang baik yang bersifat rohaniah seperti kenaikan pangkat,
pendidikan dan pengembangan karier, pemberian cuti dan sebagainya maupun yang
bersifat jasmaniah seperti sistem upah yang menggairahkan pemberian tunjangan,
penyediaan fasiliatas yang lengkap dan sebagainya.
d. Accounting (pelaporan)
Pelaporan merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk menunjukkan sikap
& rasa tanggung jawab dari pengurus kepada anggotanya ataupun kepada
struktur yang berada diatasnya. Wujud kongkritnya adalah :
• Progress Report (Laporan Pengembangan Kegiatan) atau
• Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan
e. Controlling (pengendalian)
Merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan
pengawasan, penyempurnaan dan penilaian sehingga dapat mencapai tujuan seperti
yang direncanakan. Controlling sangat penting untuk mengetahui sampai di mana
pekerjaan sudah dilaksanakan sehingga dapat dilakukan evaluasi, penentuan
tindakan korektif ataupun tindak lanjut, sehingga pengembangan dapat
ditingkatkan pelaksanaannya.
Pengertian Organisasi dan metode
Ciri-ciri organisasi ialah :
1) terdiri
daripada dua orang atau lebih
2) ada kerjasama
3) ada komunikasi antar satu anggota dengan yang lain
4) ada tujuan yang ingin dicapai.
Organisasi dapat dilihat dengan
dua cara berbeda, yaitu :
1)
organisasi
sebagai suatu sistem terbuka yang terdiri atas sub-sistem yang saling
berkaitan, dan memperoleh input untuk diolah yang berasal dari lingkungan serta
menyalurkan output hasil pengolahan ke lingkungan kembali
2) organisasi sebagai sekelompok orang yang berkerjasama untuk mencapai suatu
tujuan bersama (Monir H. Thayeb).
Organisasi dapat diartikan dalam dua macam, yaitu:
* Dalam arti statis, yaitu organisasi sebagai wadah tempat dimana kegiatan
kerjasama dijalankan.
* Dalam arti dinamis, yaitu organisasi sebagai suatu sistem proses interaksi
antara orang-orang yang bekerjasama, baik formal maupun informal.
Sinonim Organisasi
Institusi/lembaga;
Kelompok yang menampung aspirasi masyarakat; punya aturan tertulis atau tidak;
tumbuh dalam masyarakat; mencapai tujuan bersama; dibentuk oleh pemerintah atau
swasta.
2)
Suatu
organisasi harus memuat 4 unsur utama, yaitu:
1) goals oriented (berorientasi tujuan)
2) Psychosocial system (sistem hubungan sosial)
3) structured activities
4) technological system.
Perbedaan Organisasi :
* Structure ; staff, line, matriks
* Strategy ; Growth Strategy, Diversification, Defensive, Minimizing Internal
Problem
* Style ; Autocratic Style, Participative Style, Free Rein Style
* Skill : Keahlian / Keterampilan
* Staff ; Jenjang, Latar Belakang, Karakteristik
* Share Value : Superordinate Goals
* System : POAC
Pendekatan Terhadap Organisasi :
* Pendekatan Klasik
* Pendekatan Neo-Klasik
* Pendekatan Modern
3)
Kesimpulan:
Organisasi adalah:
1) wadah atau tempat terselenggaranya administrasi
2) didalamnya terjadi berbagai hubungan antar-individu maupun kelompok, baik
dalam organisasi itu sendiri maupun keluar
3) terjadinya kerjasama dan pembagian tugas
4) berlangsungnya proses aktivitas berdasarkan kinerja masing-masing.
Sebuah perusahaan tidaklah terlepas dari organisasi. Organisasi dalam
perusahaan merupakan hal penting dalam mencapai perusahaan yang baik. Tata
kelola yang baik adalah contoh dari organisasi yang berjalan baik dalam
perusahaan.
4)
Dalam
dunia bisnis yang penuh dengan persaingan dan perubahan yang sangat cepat,
perusahaan perlu memiliki nilai lebih dan daya tarik industri bagi para
stakeholders. Suatu tata kelola perusahaan yang baik sangat diperlukan untuk
menjawab tantangan persaingan dan perubahan tersebut. (PT. Semen Gresik
(PERSERO) Tbk)
Perananan organisasi dalam perusahaan tidak beda dengan peranannya dalam
kehidupan sehari-hari.
Definisi-definisi lain mengenai
organisasi:
1. Menurut James D. Mooney :
organisasi adalah suatu bentuk kerjasama manusia untuk pencapaian tujuan
bersama.
2. Menurut Thester I. Bernard : organisasi merupakan suatu sistem kerjasama
dari 2 orang atau lebih, sesuatu yang tak terwujud dan tidak bersifat
perseorangan dan sebagian besar mengenai hal-hal hubungan.
3. Menurut J. M. Gaus : organisasi adalah tata hubungan antar orang-orang untuk
dapat memungkinkan tercapainya tujuan bersama dengan adanya pembagian tugas dan
tanggung jawab.
manajemen.àorganisasi adalah alat untuk tercapainya
tujuan dari sebuah Hubungan manajemen dan organisasi
Unsur-unsur organisasi:
1. Manusia(man) : dalam
keorganisasian, manusia sering disebut sebagai pegawai atau personel yang
terdiri dari semua anggota organisasi tersebut yang menurut fungsidan
tingkatannyaterdiri dari pimpinan(administrator) sebagai unsur pimpinan
tertinggi dalam organisasi, manajer yang memimpin tiap-tiap satuan unit kerja
yang sudah dibagikan sesuai dengan tugas dan fungsinya, dan para pekerja.
2. Kerjasama(team work) :
suatu kegiatan bantu-membantu antar sesama anggota oeganisasi yang dilakukan
bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. oleh karena itu, anggota organisasi
dibagi menjadi beberapa bagian sesuai fungsi, tugas dan tingkatannya
masing-masing.
3. Tujuan bersama : adalah
arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan merupakan titik akhir dari apa yang
diharapkan atau dicapai dalam organisasi. Setiap anggota sebuah organisasi
harus mempunya tujuan yang sama agar organisasi tersebut dapat berjalan sesuai
dengan keinginan bersama.
4. Peralatan(equipment) :
segala sesuatu yang digunakan dalam organisasi seperti uang, kendaraan, gedung,
tanah dan barang modal lainnya.
5. Lingkungan(environtment) :
yang termasuk kedalam unsur lingkungan adalah :
a. kondisi atau situasi yang
secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi .
berjalannya organisasi karena kondisi atau situasi sangat dekat hubungannya
. dengan organisasi dan anggotanya.
b. tempat atau lokasi, karena
mempengaruhi sarana transportasi dan komunikasi. . c. Wilayah operasi yang dijadikan sarana
kegiatan organisasi, wilayah operasi .
dibagi menjadi empat, yaitu
wilayah kegiatan,wilayah jangkauan, wilayah . personil, wilayah kewenangan atau
kekuasaan.
6. Kekayaan alam : yang
dimaksud adalah cuaca, keadaan geografis, flora, fauna dll.
7. Kerangka/kontruksi mental organisasi
itu sendiri.
Bentuk-bentuk organisasi Niaga:
1. FA(Firma) : Sekelompok orang yang bertanggung jawab terhadap
organisasi dan keuntungan serta kerugiannya ditanggung bersama.
2. CV(Perseroan Komanditer) : terbagi menjadi 2 bagian, yaitu 1. Pasif =
investor hanya menanamkan modalnya saja. 2. Aktif = investor menanamkan
modalnya tapi juga ikut serta dalam kegiatan organisasi tersebut.
3. PT(Perseroan Terbatas) : ada tiga bagian dalam PT, yaitu :
1. Tbk(terbuka) = saham perusahaan tersebut dapat
dibeli oleh secara bebas.
2.
Tertutup = saham perusahaan hanya boleh dimiliki oleh anggota perusahaan.
3.
Ltd(limited) = saham perusahaan tersebut terbatas hanya beberapa investor.
4. Koperasi : terbagi dua, yaitu :
1. fungsional = koperasi simpan pinjam,
dll.
2. wilayah = koperasi primer, koperasi
pusat, gabungan koperasi, koperasi induk.
5. Kartel : Persekutuan dari beberapa perusahaan yang sejenis dengan
perjanjian tertentu. Contohnya perjanjian harga, rayon/daerah, kondisi/syarat,
laba, dan produksi.
6. Join Venture
7. Trust : gabungan dari beberapa perusahaan untuk jadi lebih dekat
hubungannya.
8. Holding Company : saham yang didapat dari gabungan saham yang
mengawasi 1 atau lebih perusahaan.
Bentuk Organisasi jika dilihat
dari jumlah pimpinan :
A. Organisasi tunggal : pimpinan
organisasi ini hanya terletak pada satu orang pimpinan. Contohnya adalah
Presiden, Rektor, Dekan, Bupati dll.
B. Organisasi jamak : pimpinan
organisasi ini terletak pada beberapa orang pimpinan sebagai satu kesatuan.
sebagai contoh adalah Dewan, Majelis dll.
Bentuk organisasi jika dilihat
dari faktor kekuasaan :
1. Organisasi Lini : organisasi yang
kekuasaan pimpinannya diserahkan kepada para pimpinan dari tiap-tiap organisasi
dibawahnya dalam semua bidang pekerjaan.
2. Organisasi Fungsional :
organisasi yang kekuasaan pimpinannya diserahkan kepada para pimpinan dari
tiap-tiap organisasi dibawahnya dalam bidang tertentu sesuai tugas dan fungsi
masing-masing pimpinan.
3. Organisasi Lini dan Staff :
organisasi yang kekuasaan pimpinannya diserahkan kepada para pimpinan dari
tiap-tiap organisasi dibawahnya dalam semua bidang pekerjaan dan tiap-tiap
pimpinan memerlukan diangkat pejabat yang tidak mempunyai wewenang dalam
kepemimpinan tetapi hanya dapat membarikan nasihat tentang bidang keahlian
tertentu sesuai dengan keahlian sang pimpinan di bidangnya.
4. .Organisasi Fungsional dan Staff
: organisasi yang kekuasaan pimpinannya diserahkan kepada para pimpinan dari
tiap-tiap organisasi dibawahnya dalam bidang tertentu sesuai tugas dan fungsi
masing-masing pimpinan dan tiap-tiap pimpinan memerlukan diangkat pejabat yang
tidak mempunyai wewenang dalam kepemimpinan tetapi hanya dapat membarikan
nasihat tentang bidang keahlian tertentu sesuai dengan keahlian sang pimpinan
di bidangnya.
5. Organisasi Fungsional dan Lini
: organisasi yang kekuasaan pimpinannya diserahkan kepada tiap-tiap organisasi
dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu, pimpinan dalam tiap organisasi
tersebut dapat memerintah kepada semua personel atau pegawai yang ada sesuai
dengan bidang pekerjaannya, dan tiap personel atau pegawai dapat wewenang dalam
dalam semua bidang kerja.
6. Organisasi Lini, Fungsional dan
Staff : organisasi yang kekuasaan pimpinannya diserahkan kepada
tiap-tiap organisasi dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu, pimpinan dalam
tiap organisasi tersebut dapat memerintah kepada semua personel atau pegawai
yang ada sesuai dengan bidang pekerjaannya, dan tiap personel atau pegawai
dapat wewenang dalam dalam semua bidang kerja dan tiap-tiap pimpinan memerlukan
diangkat pejabat yang tidak mempunyai wewenang dalam kepemimpinan tetapi hanya
dapat membarikan nasihat tentang bidang keahlian tertentu sesuai dengan
keahlian sang pimpinan di bidangnya.
Dari contoh proposal perusahaan yang telah saya buat, perusahaan tersebut
adalah sebuah warung internet(warnet) yang tidak terlalu besar dengan
organisasi kecil yang terdiri dari Ketua atau pemilik yang mengawasi dan ikut
memberikan kenyamanan kepada konsumen dalam menyewa komputer ditempatnya,
Bendahara yang mengatur keluar masuknya uang dalam warnet tersebut, dan para
pengawas atau pegawai yang ahli dibidang komputer yang bekerja mengawasi sistem
komputer dan memperbaiki kerusakan serta kebersihan.
Bentuk organisasi tersebut adalah CV pasif karena sang investor hanya
menanamkan modalnya tanpa ikut bagian dalam kegiatan organisasi perusahaan yang
telah dibuat.
Dilihat dari unsur-unsur organisasi tersebut, manusia atau pegawai atau
personelnya sangat ahli dalam bidang komputer sehingga mereka tidak akan
terlalu kesulitan jika ada masalah pada komputer dalam warnet tersebut.
Kerjasama antar sesama anggota dan pimpinan sangat terjaga dengan baik sehingga
masalah yang ada pada jalannya organisasi warnet tersebut denagn cepat diselesaikan
dan tanpa hambatan yang besar. Tujuan investor dalam membangun warnet tersebut
adalah untuk memudahkan konsumen dalam mengakses internet tanpa harus pergi
jauh. Peralatan-peralatan yang digunakan adalah beberapa set lengkap komputer
dengan modemnya, meja komputer dan kursi, bangunan untuk tempat warnet
tersebut, buku untuk mencatat pengeluaran dan pemasukan anggaran. Lokasi warnet
tersebut dibangun disekitar wilayah sekolahan, kampus ataupun wilayah sekitar
tempat tinggal agar para konsumen merasa nyaman dan mudah serta tidak mencari
warnet untuk mengakses internet terlalu jauh dari tempat ia berada.
Jika dilihat dari kepemimpinannya, organisasi perusahaan warnet tersebut
berbentuk organisasi jamak karena mempunyai lebih dari satu pimpinan yaitu
pemilik warnet tersebut dan pimpinan dibawahnya. Dan jika dilihat dari
kekuasaannya , organisasi ini berbentuk organisasi fungsional dan lini karena
pimpinan utam yaitu sang investor sebagai pemilik memberikan kekuasaan kepada
pimpinan warnet yang berada dibawah kekuasaan pemilik dan pimpinan warnet
tersebut dapat memerintah kepada para personel yang ada dan para personel dapat
wewenang pada semua bidang kerja meskipun mempunyai keahlian yang berbeda-beda.
Perusahaan ini hanya terdiri dari satu investor, satu pimpinan dan beberapa
personelnya didapat dari perekrutan, jadi jika ada kerugian maka hanya investor
sebagai pemilik warnet yang menanggungnya. Namun setiap personel mempunya tugas
dan tanggung jawab yang sama meskipun mempunyai keahlian yang berbeda-beda.
Contoh fungsi-fungsi pelayanan Organisasi & Metode
pada organisasi perusahaan
1. Gambaran Umum
Perusahaan
BCA
Card Centrre Cabang Surabaya merupakan cabang kedua dari empat kantor cabang
yang dimiliki oleh BCA Card Centre di Indonesia. Sebagai cabng yang kedua, BCA
Card Centre Cabang Surabaya secara resmi mulai beroperasi pada bulan April
tahun a992, dimana pendiriannya mengacu pada dasar hukum atas kegiatan usaha
institusi kartu kredit yang pada umumnya dikeluarkan oleh bank-bank Indonesia.
Sedangkan dasar hukumnya diataur di dalam pasal 6 huruf “I” Undang-Undang no.7
tahun 1992 tentang Perbankan yang berbunyi :“Usaha Bank meliputi melakukan
kegiatan anjak piutang, usaha kartu kredit dan kegiatan wali amanat”. Selain
itu, pendirian BCA Card Centre Cabang Suarabaya juga mengacu pada pokok-pokok
Paket Deregulasi Bidang Keuangan dan Perbankan tanggal 27 Oktober 1988 (PAKTO
27) nomor II angka “1″ mengenai kemudahan pembukaan kantor baik, dimana di
dalamnya dijelaskan pada huruf “C”, yaitu :”Untuk pembukaan kantor cabang dapat
dilakukan cukup dengan memberitahukan kepada Bank Indonesia.”
2. Struktur
Organisasi
Adapun tugas dan tanggung jawab dari
masing-masing bagian dapat di uraikan sebagai berikut :
a. Bertanggung jawab atas
kemajuan perusahaan.
b. Bertanggung jawab kepada
pimpinan pusat.
c. Mempunyai wewenang tertinggi
dalam pengambilan keputusan.
d. Mengkoordinasi dan mengawasi
pelaksanaan pekerjaan masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan.
a. Membantu Branc Manager dalam
melaksanakan tugas-tugasnya.
b. Menangani masalah-masalah
kesekretariatan, seperti surat-menyurat, file, dan sebagainya.
a. Bertanggung jawab atas seluruh
pekerjaan yang ada di bagian/unit pemasaran.
b. Mengkoordinasikan dan
mengawasi bagian-bagian yang ada pada bagian/unit pemasaran agar dapat bekerja
sesuai dengan tujuan perusahaan.
Bertugas untuk menawarkan atau mempromosikan BCA Card ke
perusahaan-perusahaan agar mau memiliki BCA Card.
Bertugas untuk menawarkan atau mempromosikan BCA Card dengan mendatangi
toko-toko atau pedagang agar mau menerima pembayaran dengan menggunakan BCA
Card.
Bagian dalam yang bertanggung jawab untuk mengurusio administrasi.
Bertugas untuk melayani
pelanggan/konsumen yang datang langsung ke BCA Card Centre ataupun yang melalui
telepon.
a. Bertanggung jawab atas seluruh
pekerjaan yang ada di bagian kredit.
b. Mengkoordinasi dan mengawasi
bagian-bagian yang ada pada bagian kredit sesuai dengan tujuan perusahaan.
Bertugas menganalisa setiap
permohonan/aplikasi yang masuk ke BCA Card Centre.
Bertugas untuk mengecek tagihan
yang masuk ke BCA Card Centre dan mengawasi kartu-kartu kredit.
Bertugas untuk mengurusi
pembayaran Cardholder dengan cara menelpon atau menagih secara langsung.
- Risk dan Management Security
Bertugas untuk membantu bagian
pengawasan dan penagihan kredit (karena ketiga-tiganya saling berkaitan).
a. Bertanggung jawab atas seluruh
pekerjaan yang ada di bagian/unit operasional. agar dapat bekerja sesuai dengan
tujuan perusahaan.
b. Mengkoordinasi dan mengawasi
bagian-bagian yang ada pada bagian/unit operasional agar dapat bekerja sesuai
dengan tujuan perusahaan.
-Bertanggung jawab kepada Operasional Unit Head.
-Mengawasi tugas-tugas dari Staff Operational I dan Staff Operational II.
- Staff Operational I dan Staff Operational II
Bertugas untuk
mengoperasikan/memproses faktur-faktur yang masuk ke BCA Card Centre.
Bertugas untuk mengambil faktur
di toko-toko atau pedagang yang menerima pembayaran dengan BCA Card.
